Cómo dominar la gestión del tiempo en su práctica dental

Para los propietarios de consultorios dentales ocupados, hacer malabarismos con las tareas es una lucha constante: tratar de mantenerse al día con las operaciones diarias, observar la atención al paciente, administrar al personal y encontrar tiempo para administrar el negocio sin problemas. Parece que no hay suficientes horas en el día para equilibrar las responsabilidades administrativas con la atención al paciente. Sin embargo, con una programación eficiente y la tecnología adecuada, puede optimizar los procesos administrativos y los flujos de trabajo clínicos para dominar la gestión del tiempo y recuperar su valioso tiempo.

1.  Planificar Horarios Efectivamente

No sorprende que una planificación eficaz pueda reducir enormemente el tiempo dedicado a las tareas administrativas, pero sí significa que deberá configurar sus horarios inicialmente y asegurarse de que todo su equipo cumpla con sus horas. La programación de citas de pacientes y los horarios de trabajo de su personal pueden ser dos áreas que consumen su tiempo si no ha establecido procedimientos específicos sobre cómo manejarlos.

Un programa productivo en cualquier práctica dental consiste en administrar una variedad de citas diferentes, desde seguimientos posteriores al procedimiento hasta emergencias, así como tratamientos mayores y menores. Junto con las citas rotas, los recursos humanos y financieros, establecer un horario eficiente no siempre es fácil.

Una de las mejores formas de administrar los procedimientos de cada día es la programación de bloques. Al asignar franjas horarias específicas para varios procedimientos, como consultas de rutina, nuevos pacientes y tratamientos menores/mayores, puede asegurarse de tener suficiente tiempo para cumplir con sus compromisos de atención dental dentro de los tiempos asignados. Asegurarse de que su personal esté a bordo y organizar su software de gestión de la práctica para reservar el intervalo de tiempo adecuado para cada procedimiento agilizará todo el proceso y garantizará que sus horarios no se sobrepasen.

La programación de turnos es más importante que nunca en la era COVID-19. Las ausencias del personal a menudo pueden ocurrir sin previo aviso, con el requisito de autoaislamiento después de una prueba o síntomas positivos. El seguimiento y la gestión de los horarios de trabajo y vacaciones no es una tarea fácil con poca antelación. Encontrar a la persona adecuada para reemplazar, en el momento adecuado y en el lugar adecuado, es difícil. Esto puede ser cosa del pasado, gracias al software de programación de turnos que puede ahorrarle horas.

No se puede subestimar la importancia de su fuerza laboral para mantener su negocio en funcionamiento. Los trabajadores felices son un 13% más productivos. Hacer que su personal sienta que está contribuyendo al éxito de su práctica y proporcionar un ambiente de trabajo satisfactorio con una comunicación clara, transparencia en el horario y flexibilidad puede contribuir en gran medida a mantener contento a su equipo. 

 

Una forma de brindar transparencia, flexibilidad y ayudar a su personal a contribuir es permitir que sus empleados intercambien turnos. Al darles acceso al software que se integra con su sistema existente, su equipo puede comenzar fácilmente con la programación de turnos, lo que les permite administrar su horario de trabajo al tiempo que fomenta el trabajo en equipo y la buena voluntad.

2. Usa la tecnología de manera efectiva

Utilizar la tecnología de manera efectiva es una de las principales claves para una gestión eficaz del tiempo. La tecnología puede automatizar los procesos administrativos para usted y su personal, mediante el envío automático de seguimientos de citas o instrucciones de atención posteriores al procedimiento. Además, puede brindar los servicios al paciente más rápidos, más precisos y más eficientes que necesitan los odontólogos más ocupados.

La gestión sólida de datos es fundamental para administrar una práctica dental moderna exitosa. Un EDR no es solo para que los dentistas documenten los datos de contacto y los registros dentales de sus pacientes, sino que es una combinación de estructuras de datos y procesos que es fundamental para documentar la información clínica, los diagnósticos, los planes de tratamiento y los servicios prestados.

Con un EDR efectivo, es fácil comparar los datos de su práctica con las estadísticas nacionales para identificar áreas en las que puede necesitar mejorar sus servicios, algo que llevaría mucho tiempo hacer manualmente. Por ejemplo, si un informe del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades establece que el 47 % de los adultos en los EE. UU. tienen enfermedad periodontal y sus datos muestran que su práctica tiene solo el 20 %, esto podría indicar que puede estar subdiagnosticando ese problema.

Los EDR son el núcleo de un sistema que puede administrar perfiles de pacientes, documentos electrónicos, informes, tareas, recetas, resultados de pruebas, información de facturación y más. La teleodontología pasó a primer plano durante la pandemia de COVID-19. Es una opción viable para aumentar el acceso a los servicios de atención médica y es útil para ahorrar tiempo y recursos tanto para los pacientes como para los médicos. Las citas virtuales no están diseñadas para reemplazar las citas en el consultorio, ya que claramente no son adecuadas para todas las situaciones. Sin embargo, la teleodontología puede ser muy útil como seguimiento después del tratamiento, para ver cómo está su paciente.

Además, como plataforma para evaluar y diagnosticar, una práctica ha estimado que el 20% de los tratamientos de emergencia se pueden ver usando teleodontología. Esto puede tener grandes beneficios para los horarios de citas de sus pacientes, que a menudo pueden verse desordenados con las emergencias.

Al adoptar la IA, las prácticas dentales pueden hacer que sus servicios sean más accesibles y ahorrar tiempo tanto para los pacientes como para ellos mismos. La IA ya se utiliza con éxito en odontología, desde chatbots de sitios web hasta diagnósticos. Los avances tecnológicos están marcando el comienzo de una nueva era en la que la tecnología inteligente y el aprendizaje automático tendrán importantes repercusiones en la atención de la salud dental, desde la detección temprana de cánceres orales hasta el aumento de la eficiencia en la ortodoncia.

 

Junto con los algoritmos de aprendizaje automático, será posible identificar a los pacientes en riesgo de enfermedades dentales específicas y permitir que sean examinados o que comiencen el tratamiento sin depender de los indicadores clínicos de rutina.

Como propietario de un consultorio dental ocupado, probablemente sienta que está constantemente apurado. Entre la gestión del personal y el trato con los pacientes, no te queda mucho tiempo para ti. La buena noticia es que la gestión eficaz del tiempo puede ayudarlo a trabajar de manera más inteligente y hacer más en menos tiempo, sin sacrificar la atención al paciente ni su propio bienestar. Al incorporar tecnologías modernas en su práctica, no solo ofrecerá a sus pacientes la mejor atención dental disponible, sino que también maximizará sus recursos de tiempo.

Fuente: Dentistry Today